Долго у нас всё было в тетрадях. Одна — на приём, вторая — «срочно перезвонить», третья — у жены дома, куда она вечером переписывала, кто сколько должен. Работало, пока нас было двое. Когда стало трое мастеров и поток побольше — начался бардак.
Забыли перезвонить клиенту — машина стояла неделю, он злился. Страница вырвалась — потеряли телефон. Мастер записал «ВАЗ — тормоза», не указал номер — ищи среди десяти ВАЗов. Я однажды отдал не ту машину по ключам — клиенты перепутались в очереди, стыд до сих пор помню. После этого жена сказала: «Либо нормально записываем, либо я не помогаю».
Пробовали группу в мессенджере — сообщения уезжали вверх, кто-то удалил чужое, никто не понял кто за что отвечает. Таблицу на телефоне — я не дружу с этими столбцами, мастера тоже. Сосед по бизнесу, у него чуть больше бокс, сказал: «Заведи хотя бы заказ-наряды в программе, не обязательно умную». Я отмахнулся: «Мне некогда, клиенты идут».
Как дошли до системы
Дошло через косяк. Клиент приехал повторно — гарантия на работу. В тетради записи не было, мастер уволился месяц назад. Пришлось делать бесплатно и извиняться, хотя я не был уверен, что мы виноваты. Потерял деньги и лицо. Тогда жена нашла простую программу для записи заказов — не буду рекламировать, суть в том, что машина, телефон, что делали, кто мастер — в одном месте. Я сопротивлялся неделю. Потом привык.
Сейчас каждый принятый автомобиль — карточка. Мастер отмечает, что сделал. Я вижу, что в работе, что ждёт запчасть. Клиент звонит — не бегаю с тетрадью, открываю и говорю по делу. Полной «CRM» у нас нет — я даже не знаю, как это правильно называется. Но перестали терять машины и телефоны. Для меня это уже огромный шаг.
Расскажу подробнее в следующей статье — что именно мы заводим в карточку и без чего снова начинаем путаться. А пока правило одно: если машина в боксе — она должна быть записана не только в голове мастера.
Если у вас до сих пор блокнот — я не умнее вас. Просто один раз обжёгся. Начните с одного: каждый заказ — имя, телефон, что обещали, когда отдать. Хоть в телефоне заметки, но одним списком, не на пяти бумажках. Когда народ пойдёт — сами поймёте, что тетрадь не тянет. Главное — не ждать, пока клиент уйдёт злой, как у меня.