Как перенести данные из Excel в CRM

Переезд из Excel в CRM пугает не кнопками, а «а если потеряем базу» и «менеджеры будут вести две таблицы». Ниже — практичный порядок: файл, дубли, параллельный режим. Связка с лендингом «Excel не тянет».

1. Подготовить файл, а не «всё сразу»

Выгрузите активных клиентов и открытые сделки — обычно 20–50 строк, не десять тысяч. Колонки: имя/компания, телефон, email, статус, комментарий, ответственный. Удалите пустые строки и дубли заголовков.

2. Найти и слить дубли

Один клиент с двумя телефонами в разных строках — главная причина «двух карточек» после импорта. Правило: один телефон или email = одна карточка. Спорные случаи решайте до загрузки, не после.

3. Сопоставить колонки с полями CRM

Не каждая колонка Excel нужна в системе. Пять полей лучше, чем пятнадцать пустых. Статусы из таблицы приведите к 5–7 этапам в CRM — см. CRM или Excel.

4. Параллельный режим 5–7 дней

Новые заявки — только в CRM. Старые — догоняете из файла по мере работы. Запрет «с понедельника только CRM» без обучения ломает привычку. План внедрения: за две недели.

5. Проверка после импорта

• Выборочно проверьте 10 карточек — телефон, статус, ответственный
• Нет ли дублей по поиску телефона
• Открытые сделки имеют «следующий шаг»

Что не переносить в первый день

Архив за 5 лет, закрытые сделки «для статистики», черновые листы «копия копии». Они раздувают импорт и не влияют на текущие продажи.

Типичные ошибки таблиц до переезда — в материале типичные ошибки учёта.